Referat fra Bestyrelsesmøde d. 11.6.2018    Møde nr. 7/18

Tid og sted: Kl.18.00 i Klubhuset Deltagere: Bestyrelsen og suppleant

1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 6/18
   Godkendt
   
2. Formanden orienterer
   Stor tilfredshed med de senest klubturneringer

3. Greenkeepersituationen
   Flemming Thorup har opsagt sin stilling som chefgreenkeeper med fratræden 30. juni. Han er frikøbt af sin nye arbejdsplads, Søhøjlandets Golf Resort, således at han har sidste
4. arbejdsdag hos os d. 14. juni.
5. Da det daglige arbejde vurderes, at kunne klares med 2 mand, Jacob og Lars og frivillige, er det besluttet, at vi resten af året forsøger at klare os uden en ny chefgreenkeeper. Hvis denne model går godt, vil vi fortsætte med den indtil videre. Til specialopgaver/problemer kan vi hente extern bistand.

Medlemmerne orienteres pr. Nyhedsmail.

4. Økonomi og Administration
   
   4.1 Økonomioversigt pr. 31.5 2018 (7 mdr. Regnskab)
   På udgiftssiden følger vi pænt budgettet, men vi er bagefter på indtægtssiden med ca. kr. 50.000, fordi vi ikke har fået den medlemstilgang, der er budgetteret med.

4.2 Medlemsstatus
Status quo i forhold til sidste år.

4.3 Udmeldelser i utide
Bestyrelsen kan godkende udmeldelse i utide efter skriftlig ansøgning, der er begrundet med alvorlig sygdom, som forhindrer ansøgeren i at spille golf.

4.4 Tilskudsmidler fra DIF/DGI ”Bevæg dig for livet”
Vi prøver at ansøge om midler til en løbende medlemshverveindsats. Allan laver forslag til ansøgning, jfr. Dagsordenens pkt. 7.1

4.5 Privatlivspolitik for ansatte
Forslag fremlagt.
Forslaget godkendt. Bekendtgøres for vores ansatte.

5. Greenfee

Status for Golfringen
Der er færre ”medlemmer” hos os og færre gæster end sidste år ved samme tid.

6.   Nye medlemmer

6.1 Masterplan for hvervning, introduktion og fastholdelse af nye medlemmer .

Det er nødvendigt at gøre en intens, løbende og vedvarende indsats for at få og fastholde nye medlemmer. Bare for at holde status quo skal vi have mindst 20 nye medlemmer om året.
Masterplan godkendt som ramme for vores aktiviteter for nye medlemmer. Vi skal iværksætte en række små og større arrangementer a la golfens dag for inviterede grupper, og være glade hvis det giver et medlem hver anden gang.

Niels, Flemming og Allan udgør en projektgruppe, som finder og inviterer de relevante grupper, f.eks. Ældresagen, vore sponsorer, andre virksomheder, vinteridrætsforeninger, kommunen etc. Niels finder 3-4 medlemmer som vil afvikle arrangementerne sammen med vores træner, Arild.
Gurli står for introduktionen af de nye sammen med Arild og fastholdelsen af dem i stil med de nu-værende fastholdelsesaktiviteter.

6.2   Arrangement for Ældresagen
Allan orienterede om, at der stiles efter et arrangement 4.9.

6.3   Skolegolf
Jørgen orienterede om, at der har været pæn tilslutning fra elever og lærer. Næste år skal det måske være for en yngre årgang.
Eleverne tilbydes gratis pil på Par 3 banen resten af året.

7. Hjemmesiden

Udspil fra Arbejdsgruppen
Jørgen orienterede om status for udviklingen af den nye hjemmeside og viste eksempler på det nye lay-out.
Arbejdsgruppen har afsluttet sit arbejde og indlæggelse af tekster og billeder i skabelonen foretages af Jørgen og praktikant fra VID. Den nye hjemmeside kan med lidt held gå i luften til efteråret.

8. Organisering

8.1 Kaninklubben
Reviderede retningslinier for Kaninklubbens aktiviteter godkendt. Begyndere spiller fra fremskudte (100 skridt foran rød tee.) teesteder de første gange.
Kaninklubben hedder herefter Klub 37+ og regnes nu for en af klub i klubben.
Retningslinierne vil kunne ses på hjemmesiden.

8.2 Retningslinier for Flexmedlemsskab
Forslag til Vilkår for Flexmedlemsskab godkendt. De væsentligste ændringer i forhold til nu er, at flexmedlemmer skal betale ½ greenfee ved deltagelse i klubbens turneringer, at de kan deltage i klubmesterskabet, men ikke i DGU turneringer, og at de er valgbare til bestyrelse og udvalg. Det sidste kræver dog vedtægtsændring.
Vilkårene vil kunne ses på hjemmesiden.

9. Tjekliste for turneringsledere

Tjeklisten gennemgået, enkelte ændringer/ajourføringer besluttet.
Tjeklisten vil kunne ses på hjemmesiden.

10. Orientering, sager og spørgsmål fra Områderne
11. Baneområdet
    Rygeforbud overalt på banen indføres straks.
    2. Sponsorområdet
    Ny 3 årig kontrakt med Carlsberg indgået
    4. Klubhusområdet
    God arbejdsdag, men det er Tordenskjolds soldater vi slider på.
    Der bliver sat advarselsskilt op ved udkørslen fra klubhuset til Bakkevej, hvor der kommer halvskjult trafik fra venstre.
    5. Gæsteserviceområdet
    Madbestilling opgives, da efterspørgslen skønnes lille.
    Baneservice opretholdes. Der køres en uge ad gangen efter behov.
    6. Turneringsområdet
    God tilslutning til og vellykket afvikling af de seneste klubturneringer.
    Maratonturneringen aflyst på grund af manglende tilslutning.
    7. Administrationsområdet
    Nøgler til sekretariatet udskiftes. Låse til klubhuset omstilles og nye nøgler udleveres mod kvittering.

11. Næste møde

Tirsdag d. 10. juli kl. 18.30

Baneinformation

Normalt er det godt, hvis man ”brænder banen af”, men det er det bare ikke lige for tiden.

Græs, buske og træer er nu så tørre, at et par gløder fra en cigaret kan starte en steppebrand, og vores sprinkleranlæg er altså ikke beregnet på brandslukning.

Derfor er vi nødt til at forbyde al rygning på banen og træningsområderne indtil videre.

Det er tilladt at ryge med omhu på terrassen og gårdspladsen omkring klubhuset.

Bestyrelsen                                                                                                                                     12.6.2018

Referat fra Bestyrelsesmøde  d. 8.5.2018       Møde nr. 6/18

Tid og sted: Kl.18.30 i Klubhuset  Deltagere: Bestyrelsen og suppleant  Afbud: Allan Bante

_______________________________________________________

1.   Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 5/18 af 11.4
Godkendt

_______________________________________________________

2.   Formanden orienterer

OK aftalen har givet kr. 5.000 + en masse træningsbolde.

_______________________________________________________________________________

3.   Retningslinier for tidsbestilling.

Retningslinierne ændres således, at der kun kan reserveres 8 starttider 30 dage frem for at give greenfeespillere
flere bookingmuligheder.
___________________________________________________________________

4.  Økonomi og Administration

4.1  Økonomioversigt pr. 30.4 2018 (6 mdr. Regnskab)                

Halvårs regnskabsmeddelelse:

Vi er bagud på indtægtssiden med ca. 40.0 Tus.kr. men følger budgettet på andre områder. Der vil fortsat
være en stram omkostningsstyring, hvilket vil medføre at nogle planlagte tiltag på banen udskydes lidt.

Vi prioriterer absolut banens normale vedligeholdelse.

4.2  Medlemsstatus

Når tilgang og afgang sammenholdes er medlemsbeholdningen uændret i forhold til sidste års slutresultat.

4.3  Privatlivspolitik DGU s forslag til privatlivspolitik er indarbejdet i vores egen udgave.
Det fremlagte forslag blev godkendt. Udsendes til medlemmerne, sættes på hjemmesiden og bilægges indmeldelsesformularen

_______________________________________________________________________________

5.   Greenfee

5.1   Status for Golfringen
81 spillere er tilmeldt fra EGC. Stort set det samme som sidste år.
182 runder er spillet på vores bane, især i vintermånederne.

5.2   Øvrige greenfeeaftaler
Vores andre greenfeeaftaler tages op til vurdering sidst på året.
________________________________________________________________________________   

6.   Nye medlemmer   

Golfens Dag  22.4
Dagen gav 10 gæster, hvoraf 6 meldte sig som prøvemedlemmer og 3 som fulde medlemmer. En flot succesrate,
men deltagelsen var for ringe på trods af et godt forberedt og gennemført arrangement. Men billedet er det samme over hele landet.
________________________________________________________________________________

7.   Hjemmesiden

Udspil fra Arbejdsgruppen
Søren Morsing fremlagde arbejdsgruppens udspil, som er lavet med bistand fra VID i Grenå.
Website strukturen er stort set identisk med vores nuværende, men platformen er mere fleksibel,
nemmere at arbejde på med tekster, billeder og videosekvenser, og nemmere at håndtere for flere ”redaktører”.
Det afgørende for brugervenligheden er selvfølgelig stadig teksternes udformning, opsætning og ikke
mindst vedligeholdelse.

Det blev godkendt, at VID som en elevopgave opbygger strukturen som skitseret, hvorefter vi selv
skal lave/indsætte teksterne og vælge illustrationerne.
Den nye hjemmeside er næppe klar før til vinter.

________________________________________________________________________________

8.    Områdebeskrivelser og Aktivitetsplaner

Der er nu udarbejdet og godkendt Opgavebeskrivelser/Aktivitetsplaner for alle områder:
– Ledelse, Repræsentation, Økonomi, Administration og Personale. Klubber i klubben.
– Budget, Regnskab og IT
– Nye medlemmer
– Markedsføring
– Sponsorer
– Medlemsinformation
– Banen
– Turneringer
– Gæsteservice
– Klubhus

Områdebeskrivelserne sættes på hjemmesiden til orientering.

________________________________________________________________________________

9.   Orientering og spørgsmål fra Områderne

Klubhus
Der opsættes plankeværk med låge hele vejen rundt om containerne ved køkkendøren til klubhuset,
for at skjule containerne når man kommer ind fra 18.
Arbejdsdag d. 9.6, primært med maling og oprydning.

Nye Medlemmer
Træningen er godt i gang for både nye og gamle begyndere.
Kaninklubben er også godt i gang.

Banen
Hjælperne er i gang med arbejdet. Fairwayklipningen er justeret, så der netto er mere fairway, og mindre
semirough. Banen står fint, men begynder snart at mangle regn.
Asfalt på de opgravede stier kommer først til efteråret.
Der arbejdes med reparation af teesteder eftervinterslitagen.

Sponsorer
Hotellerne har lovet at reklamere for golfbanen på deres hjemmesider
Afgang og tilgang af sponsorer balancerer.

Turneringer
Der er informeret om de 2 næste turneringer
Holdturneringsresultater går til Allan

Sekretariat
Det er ikke økonomisk muligt at koble en kortlæser på drikkeautomaten.
Der er indgået en renovationsaftale med Martin Pedersen. De gamle containere forsvinder snart.

_____________________________________________________________________