GDPR for Ebeltoft Golf Club

Privatlivspolitik

Vi har derfor udfærdiget denne privatlivspolitik, hvor du kan læse nærmere om behandlingen af dine data, når du er medlem af Ebeltoft Golf Club.

Det er vigtigt for os at understrege, at vi alene behandler dine oplysninger til brug for dit medlemskab.
Vi videresælger aldrig oplysninger om vores medlemmer til andre, ligesom vi ikke udleverer dine data til andre end beskrevet i denne privatlivspolitik.

I forbindelse med dit medlemskab (omfatter også prøvemedlemsskaber) i Ebeltoft Golf Club behandler vi en række oplysninger om dig. Efter databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal vi give dig en række oplysninger om, hvordan vi behandler dine data.

Dataansvarlig – kontakt information

Ebeltoft Golf Club ved Bestyrelsen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget fra dig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.

Ebeltoft Golf Club kan kontaktes her:

Galgebakken 14, 8400 Ebeltoft
Telefon: +4588913344
Mail: post@ebeltoft-golfclub.dk
CVR nr. 51475852

Formålet med behandlingen af dine personoplysninger

Baggrunden for behandlingen af dine personoplysninger er et golfmedlemskab i Ebeltoft Golf Club

Dine oplysninger behandles således for at kunne håndtere dig som medlem i Ebeltoft Golf Club, hvilket omfatter:

• orientering om Ebeltoft Golf Club aktiviteter i klubben og i klubhuset f.eks. i nyhedsbreve og klubblad
• håndtering af adgang til spil på banen
• registrering af score
• turneringsplanlægning og -afvikling
• håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne
• opfyldelse af medlemsforpligtelser, herunder opkrævning og betaling af kontingent
• afholdelse af sociale arrangementer og sportslige aktiviteter samt andre aktiviteter
• brug af situationsbilleder taget i og omkring golfbanen både i dagligdagen og under turneringer
• administration af fritspilsaftale
• registrering og offentliggørelse af klubmestre og hole-in-one på klubbens sociale medier og i klubhuset
• udsendelse af spørgeskemaer/tilfredshedsundersøgelser om dit medlemskab i klubben
• opbevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
• oplysninger om forældrene til børn og unge under 18 år af hensyn til kontaktmuligheder
• hvis du som frivillig indtræder i Ebeltoft Golf Clubs bestyrelse, i en bestyrelse i en af klubberne-i-klubben, eller i et udvalg vil dine kontaktinformationer i form af navn, mail, telefon og billede – efter samtykke blive delt med klubbens medlemmer på hjemmeside, i kommunikationen til medlemmer, i klubhuset og andre steder, hvor det er relevant at oplyse, hvordan klubbens medlemmer kan kontakte dig.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger

Retsgrundlaget for behandlingen af dit CPR-nummer til brug for indhentelse af børneattest følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, jf. børneattestloven § 2, stk. 1

Retsgrundlaget for behandling af CPR-nummer på gavegivere følger af Databeskyttelseslovens kapitel 3, idet SKAT kræver gavegivers CPR-nummer oplyst, for at gavegiver kan opnå skattefrihed.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler personoplysninger på:

• Medlemmer omfattende både børn og unge under 18 år.

  Som udgangspunkt behandler vi alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse samt golfrelevante oplysninger som eventuel tidligere golfklub, golfhandicap
  For det tilfælde, at du deltager i foreningens arbejde som frivillig, og i den forbindelse har med unge at gøre, er vi forpligtet til at indhente børneattest på dig. I sådant tilfælde vil vi også behandle dit CPR-nr. til brug for indhentelse af børneattesten, ligesom vi vil behandle den modtagne børneattest.

• Greenfee gæster.

  Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, e-mailadresse samt golfrelevante oplysninger som f.eks. golfhandicap

• Endagsgæster

  Endagsgæster omfatter personer, som ikke er medlem af klubben, men som blot er på besøg en enkelt dag i klubben, f.eks. deltagere i junioruge, skoleklassebesøg, besøgende ved company days, åbent hus besøgende m.v.
  Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse. disse oplysninger slettes efter besøget

• Vi behandler alene ”almindelige personoplysninger” i form af navn samt CPR-nummer til brug for indberetning til skat.

• Sponsorer

  Vi behandler alene ”almindelige firmaoplysninger” i form af navn/CVR nr. til brug for indberetning til skat. Vi opbevarer firmalogo til skiltebrug i henhold til de indgåede aftaler, samt den indgåede sponsoraftale med beskrivelse af klubbens modydelser til sponsoraftalen

Deling af dine persondata. Vi videregiver personoplysninger til følgende modtagere:

• Golfbox
• Økonomisystem
• Administrationsselskab/revisions- og lønfirma
• Betalingsservice med henblik på betalingsformidling
• Andre medlemmer i klubben
• Journalister der dækker turneringer
• Bank
• Politiet når vi indhenter børneattester
• Rådgivere som advokater og revisorer v.
• Dansk Golf Union som er specialforbund under Danmarks Idrætsforbund (DIF) til varetagelse af golf-sportens interesser og udvikling
• Offentlige myndigheder, f.eks. SKAT for gavedonationer
• Samarbejdsklubber

Hvor får vi dine personoplysninger fra?

Personoplysningerne behandlet af Ebeltoft Golf Club indhentes alene hos dig eller den værge, som har meldt dig ind.

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger så længe du er medlem hos os, og i op til 1 år efter kalenderåret for din udmeldelse af praktiske og administrative hensyn. Såfremt vi måtte have et tilgodehavende hos dig, eller lovkrav om at opbevare længere, vil vi dog opbevare dine data, så længe det er relevant i forhold til disse regler/formål.

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

• Ret til at se oplysninger (indsigtsret): Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.
• Ret til berigtigelse (rettelse): Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.
• Ret til sletning: I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.
• Ret til begrænsning af behandling: Du har visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
• Ret til indsigelse: Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores eller lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.
• Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet): Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder  på www.datatilsynet.dk.

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Revidering af privatlivspolitik

Vi opdaterer denne privatlivspolitik, hvis der sker ændringer i den måde, som vi behandler dine persondata på. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside og kan downloades herfra.
Alternativt kan det fås ved henvendelse i sekretariatet.