Privatlivspolitik (GDPR)

Version 1 af 8.maj 2018

a

1: Ebeltoft Golf Clubs persondataansvar.

Klubben indsamler, behandler og opbevarer personoplysninger om medlemmer og gæster, og bestyrelsen har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der kort fortæller dig, hvordan vi behandler dine personoplysninger så du sikres en fair og gennemskuelig behandling.
Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af bestemte, fastlagte formål, som tjener klubbens legitime interesser, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige til opfyldelse af formålene.

2: Persondataansvarlig.

Ebeltoft Golf Clubs bestyrelse er dataansvarlig, og det er således bestyrelsens ansvar, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen og denne privatlivspolitik. Kontaktperson i spørgsmål om persondata er:

Jørgen Fink
Adresse: Galgebakken 14 8400 Ebeltoft

CVR: DK-51475852
Telefonnr.: 88913344
Mail: post@ebeltoft-golfclub.dk
Website: www.ebeltoft-golfclub.dk

3: Klubbens retsgrundlag for indsamling og behandling af personoplysninger.

Vi indsamler og behandler dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har et retsgrundlag.
Retsgrundlaget er jfr. Persondataforordningen og Databeskyttelsesloven:

Nødvendigt for at opfylde medlemskabsaftalen.
Opfyldelse af klubbens vedtægtsmæssige formål og legitime interesser i relation til formålet, efter afvejning mod din interesse i beskyttelse af din persondata.
Behandling efter lovkrav.
Behandling med skriftligt samtykke.

4: Indsamling af personoplysninger

Vi indsamler og behandler følgende personoplysninger om medlemmer og gæster:

Medlemsoplysninger:
Registrerings- og kontaktoplysninger som navn, køn, adresse, indmeldelsesdato, udmeldelsesdato, telefonnumre, fødselsdato, e-mailadresse, golfhandicap, tidligere golfklubmedlemsskaber, særlige tilladelser eller dispensationer.
Oplysninger om tillidsposter, eller hverv i klubben.

Vi behandler ikke personoplysninger, der i.h.t. loven er tillagt en højere grad af beskyttelse, dog indsamler og behandler vi dit CPR.nr. hvis vi skal indhente en børneattest på dig.

Gæsteoplysninger:
Vi indsamler og behandler kun almindelige personoplysninger på greenfeegæster, dvs. navn, køn, e-mailadresse, golfklub, medlemskabs-type og hcp.

Vi indsamler oplysningerne fra forskellige kilder:
Normalt får vi oplysningerne fra dig. I nogle tilfælde kan det være fra andre kilder, såsom offentlige myndigheder, eller andre golfklubber i forbindelse med f.eks. handicapregistrering og klubskifte.

5: Klubbens formål med indsamling og behandling af personoplysninger.

Formålene med behandling af medlemsoplysninger:

Klubbens håndtering af medlemskabet, herunder kontingentopkrævning,
Udsendelse af klubinformation, brug af situationsbilleder taget i klubben, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i klubben, f.eks. et foto af turneringsvindere.
Som led i foreningens idrætsaktiviteter og andre klubaktiviteter, herunder booking af starttider, udfærdigelse af startlister, holdopstillinger, interne resultatlister, handicapregulering, træningshold m.v.
Opfyldelse af lovkrav, herunder Folkeoplysningsloven.
Administration af dine relationer til klubben, f.eks. tillidsposter.
Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik, klubhistorie o. lign.

6: Videregivelse af dine personoplysninger.

Vi videregiver dine almindelige personoplysninger til myndigheder, Golfbox, Dansk Golf Union, Dansk Idræts Forbund, E-conomic kontingentopkrævningssystem, betalingsservice, andre medlemmer, klubbens advokat og revisor, i det omfang det er nødvendigt for at opfylde medlemsaftalen og håndtere dit forhold til klubben.
I forbindelse med golfaktiviteter sker der videregivelse af oplysninger om deltagelse og resultater til DGU og andre golfklubber.

Da klubben er medlem af DGU og andre idrætsorganisationer, sker der videregivelse af oplysninger om ledere til disse, for at lederne kan modtage information og aktivitets- og kursustilbud fra disse idrætsorganisationer.

Vi videregiver ikke personoplysninger til personer, firmaer eller organisationer til markedsføring eller anden kommerciel brug.

7: Opbevaring og sletning af dine personoplysninger.

Vi har forskellige behandlingsformål og opbevaringsperioder alt efter, om vi behandler dine personoplysninger som medlem af foreningen, som ulønnet leder, træner eller frivillig medhjælp.

Medlemmer:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af klubben.

Ulønnede ledere, trænere og frivillige medhjælpere:
Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger i op til 1 år efter din udmeldelse af klubben.

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer som ledere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Vi opbevarer regnskabsdata i 5 år.

8: Dine rettigheder.

Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:

  • Ret til at blive oplyst om behandlingen af data
  • Ret til indsigt i egne personoplysninger
  • Ret til berigtigelse eller sletning
  • Ret til begrænsning af behandling
  • Ret til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
  • Ret til indsigelse
  • Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.

Du kan altid indgive en klage til en datatilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.

9: Revidering af privatlivspolitikken.

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik, når lovgivning eller klubbens legitime interesser kræver det. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken og herunder blive ændret.
Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage direkte meddelelse herom.