Referat fra Generalforsamlingen

Referat fra Generalforsamlingen 2018 i Ebeltoft Golf Club, afholdt d. 28. jan. 2019.

Formanden bød velkommen til de 73 fremmødte medlemmer.

1  Valg af dirigent

Adv. Henrik Brandt-Madsen blev valgt til dirigent og konstaterede at generalforsamlingen var lovligt indvarslet.

2  Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år

Formanden, Niels Korsgård bad forsamlingen mindes de medlemmer der var gået bort i det forløbne år, og aflagde herefter bestyrelsens beretning, som er vedhæftet dette referat.

Beretningen blev godt modtaget og gav anledning til nogle bemærkninger og spørgsmål om:

Waste area ved hul 8, – Ny Baneguide, – Hjemmeside, – Strafområder, – Vintergreenfee,    -Vedligeholdelse af Stier, – Indretning af banen efter greenfeespillernes bemærkninger, – Færdiggørelse af igangsatte anlægsarbejder

Spørgsmålene blev besvaret og beretningen blev godkendt med akklamation

3  Fremlæggelse af årsregnskab til godkendelse

Regnskabet viste et overskud på kr 254.000, som skyldes grundsalg. Reelt har der været et driftsunderskud på 21.000, hvilket bestyrelsen fandt tilfredsstillende i betragtning af nedgangen i medlemstallet.

Bestyrelsen fik ros for god udgiftsstyring og regnskabet blev godkendt med akklamation.

4  Forelæggelse af budget.

Budgettet balancerer med et mindre overskud kr. 12.000, som forudsætter et nogenlunde uændret medlemstal i det kommende år.

Likviditeten er anstrengt og bestyrelsen blev opfordret til at være opmærksom på udviklingen i de kommende år.

5  Godkendelse af Betalingsregulativ

I henhold til reglerne for kontingentfastsættelse udløses der ingen kontingentforhøjelse i 2019.

Et medlem havde gerne set at kontingentforslaget var fremgået af indkaldelsen.

6  Indkomne forslag

Der var ingen forslag fra medlemmerne men et forslag fra bestyrelsen om vedtægtsændringer.

Henrik Jacobsen gennemgik ændringsforslagene, som udover en række redaktionelle og praktiske ændringer indebar en væsentlig ændring, nemlig reduktion af bestyrelsen fra 7 til 5 medlemmer.

Forslaget gav ikke anledning til kommentarer, bortset fra en bekymring om at bestyrelsen ikke vil være beslutningsdygtig, hvis blot 3 af dens medlemmer er fraværende.

Ved håndsopretning konstaterede dirigenten at 77 medlemmer stemte for ændringsforslagene, 2 stemte imod og 1 undlod at stemme. Der kunne ialt afgives 80 stemmer, nemlig 73 tilstede-værende  og 7 fuldmagter.

 

7  Valg af medlemmer til bestyrelsen og suppleant

Dirigenten oplyste at valget ville følge de netop ændrede vedtægter, og at bestyrelsen stiller alle mandater til rådighed, således at der skulle vælges 5 medlemmer og en suppleant.

Af den siddende bestyrelse ønsker Flemming Schütt og Stephen Andersen ikke at opstille, mens Niels Korsgård, Allan Bante, Jørgen Fink, Jacob Rosendahl og Henrik Jacobsen opstiller.

Der fremkom ikke andre kandidater, og de 5 blev valgt ved akklamation.

Susanne Bødker Rasmussen blev foreslået som suppleant og valgt.

8  Valg af revisor

Revisionsfirmaet Kovsted og Skovgård blev genvalgt.

9  Eventuelt

Formanden fremhævede, at hvervning af nye medlemmer er afgørende for klubbens fortsatte beståen. Bestyrelsen fortsætter de hidtidige aktiviteter, og iværksætter nye, herunder et slagtil- bud om ”Golf for 100 kr i hele sæson 2019” for nye spiller, fordi det afgørende er at få folk til at prøve spillet. Formanden opfordrer medlemmerne til både at hjælpe til i disse aktiviteter og komme med ideer til flere hvervningsaktiviteter.

Der blev efterlyst reservedele og tilbehør i shoppen til trolleyer og elvogne.

Det er vigtigt at begyndere føler sig velkomne og har et spillerum på banen, og bestyrelsen blev opfordret til at overveje, hvordan man kan skabe et sådant spillerum. I den forbindelse er det vigtigt at man booker starttid i golfboks, så andre kan se, hvornår der er god plads på banen.

John Brændgård fik ros for sine ugentlige indlæg om de nye regler, og han vil arrangere et par regelaftner i vinterens løb.

Formanden takkede Flemming og Stephen for deres indsats i bestyrelsen og glædede sig over at de vil fortsætte med hvervningsaktiviteten ”Fyraftensgolf”.

Dirigenten lukkede generalforsamlingen og blev behørigt takket for god ledelse.

Referent Henrik Jacobsen

 

Referatet godkendt:

 

Dirigent

Referat fra Bestyrelsesmøde  d. 10.7.2018    Møde nr. 8/18

Referat fra Bestyrelsesmøde  d. 10.7.2018    Møde nr. 8/18

Tid og sted: Kl.18.30 i Klubhuset Deltagere: Bestyrelsen og suppleant. Afbud fra Allan og Jacob.

 

  1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 7/18
    Godkendt

2   Økonomi og Administration

Art faktisk Budget Års-budget
Indtægter 2.556 2.589 2.983

 

Resultat før                                                                    underskud

 renter og afskrivninger            880.0   920.0       40.0

 



2.1
  Økonomioversigt pr. 30.6 2018 (8 mdr. Regnskab)
Udgiftssiden følger pænt budgettet, men på indtægtssiden er vi ca. 40.000 bagefter fordi der ikke er kommet så mange nye medlemmer, som der er budgetteret med

2.2  Medlemsstatus
Status quo

2.3  Nye nøgler/låse til Sekretariat og Klubhus
Udskiftning af låse og nøgler udskydes, da den er dyr og ikke påtrængende nødvendig.

2.4  Tilskudsmidler fra DIF/DGI  ”Bevæg dig for livet”
Ansøgning om midler til hverveindsats er under udarbejdelse af Allan

 

  1. Greenfee

3.1   Status for greenfeegæster
Flere gæster end budgetteret

3.2   Status for Golfringen
Vi er nu på linie med sidste år.

 

4.   Hvervning, introduktion og fastholdelse af nye medlemmer.

4.1 Status for Hvervning:
– 20 firmaer/organisationer har fået invitation til Fyraftensgolf
– 3 arrangementer aftalt, d. 11.juni, d. 8. august, og 4. september
– 5 hjælpere fundet
– Arild hyret
– drejebog for aftenen lavet
– første arrangement afviklet med succes.

4.2  Status for Introduktion
– træning for begyndere fortsætter, når der er ”kunder”
– banetilladelse er opnået af alle forårets begyndere

4.3  Status for Fastholdelse
– efterskolen er gennemført
– begynderturneringer afholdes hver mandag
– Klub 37 spiller også hver mandag.

 

  1. Hjemmesiden

    5.1 Implementering
    Implementeringen er godt i gang. Flot og appetitligt lay out. Jørgen og Henrik redigerer tekster. Kan være klar hen på efteråret.

 

  1. Orientering, sager og spørgsmål fra Områderne

6.1   Banen
Vi har brugt ca. 9.000 m3 af vores vandingstilladelse på 12.000 m3. Hvis det begynder at knibe ophører vi med vanding af fairways og par 3 banens greens.

Der klippes normalt på greens, greenområder og teesteder, men kun sporadisk på fairways og i semirough.

På grund af tørken slider koncentreret trafik hårdt på græsset, f.eks. ved bunkeren på hul 8, selvom der henvises til asfaltstien med skilt. Der opsættes fysiske spærringer på prekære steder.

På grund af tørken springer og ruller boldene mere ukontrollabelt end ellers, f.eks. på 8. fairway.
I stedet for at lave sær-løsninger som f.eks. waste-areas, som er fremmedelementer på vores bane og irriterende når spilleforholdene er normale, vil vi investere i forbedringer, som også er værdifulde under normale spilleforhold. For hul 8 vedkommende vil det være vanding i højre side af fairway/semirough og flytning af gul tee til højre, så drivevinklen bliver ind i fairwayens hældning og ikke med hældningen, som nu. Samme ide, som flytning at 11. gul tee til højre.

6.2   Klubhuset
Vask til køller er sat op.
Huller i indkørselsvejen kan ikke repareres effektivt så længe det er knastørt.
Advarselsskilt ved udkørslen er sat op.
Skærm ved affaldscontainere er sat op.

6.3   Sponsorer
Der er tilmeldt 19 hold til Pro-Am og planlægningen kører fint. Forventet overskud kr. 18.000

6.4   Begyndere
Klub 37+ kører fint, men undertiden bliver deltagerne presset af bagfra kommende ”gamle” spillere, som burde vide bedre. Der blokeres fremtidig 3 starter ekstra.

  1. Diverse
    Ingenting (Fodbold VM)

 

  1. Næste møde
    Tirsdag d. 14.8 kl. 18.30

Referat fra Bestyrelsesmøde d. 11.6.2018 Møde nr. 7/18 Tid og sted: Kl.18.00 i Klubhuset Deltagere: Bestyrelsen og suppleant

Referat fra Bestyrelsesmøde d. 11.6.2018    Møde nr. 7/18

Tid og sted: Kl.18.00 i Klubhuset Deltagere: Bestyrelsen og suppleant

 

  1. Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 6/18
    Godkendt
  2. Formanden orienterer
    Stor tilfredshed med de senest klubturneringer

 

  1. Greenkeepersituationen
    Flemming Thorup har opsagt sin stilling som chefgreenkeeper med fratræden 30. juni. Han er frikøbt af sin nye arbejdsplads, Søhøjlandets Golf Resort, således at han har sidste
  2. arbejdsdag hos os d. 14. juni.
  3. Da det daglige arbejde vurderes, at kunne klares med 2 mand, Jacob og Lars og frivillige, er det besluttet, at vi resten af året forsøger at klare os uden en ny chefgreenkeeper. Hvis denne model går godt, vil vi fortsætte med den indtil videre. Til specialopgaver/problemer kan vi hente extern bistand.

Medlemmerne orienteres pr. Nyhedsmail.

                                                                                       

  1. Økonomi og Administration

    4.1
    Økonomioversigt pr. 31.5 2018 (7 mdr. Regnskab)
    På udgiftssiden følger vi pænt budgettet, men vi er bagefter på indtægtssiden med ca. kr. 50.000, fordi vi ikke har fået den medlemstilgang, der er budgetteret med.

4.2 Medlemsstatus
Status quo i forhold til sidste år.

4.3 Udmeldelser i utide
Bestyrelsen kan godkende udmeldelse i utide efter skriftlig ansøgning, der er begrundet med alvorlig sygdom, som forhindrer ansøgeren i at spille golf.

4.4 Tilskudsmidler fra DIF/DGI ”Bevæg dig for livet”
Vi prøver at ansøge om midler til en løbende medlemshverveindsats. Allan laver forslag til ansøgning, jfr. Dagsordenens pkt. 7.1

4.5 Privatlivspolitik for ansatte
Forslag fremlagt.
Forslaget godkendt. Bekendtgøres for vores ansatte.

  1. Greenfee

Status for Golfringen
Der er færre ”medlemmer” hos os og færre gæster end sidste år ved samme tid.

 

6.   Nye medlemmer

6.1 Masterplan for hvervning, introduktion og fastholdelse af nye medlemmer .

Det er nødvendigt at gøre en intens, løbende og vedvarende indsats for at få og fastholde nye medlemmer. Bare for at holde status quo skal vi have mindst 20 nye medlemmer om året.
Masterplan godkendt som ramme for vores aktiviteter for nye medlemmer. Vi skal iværksætte en række små og større arrangementer a la golfens dag for inviterede grupper, og være glade hvis det giver et medlem hver anden gang.

Niels, Flemming og Allan udgør en projektgruppe, som finder og inviterer de relevante grupper, f.eks. Ældresagen, vore sponsorer, andre virksomheder, vinteridrætsforeninger, kommunen etc. Niels finder 3-4 medlemmer som vil afvikle arrangementerne sammen med vores træner, Arild.
Gurli står for introduktionen af de nye sammen med Arild og fastholdelsen af dem i stil med de nu-værende fastholdelsesaktiviteter.

6.2   Arrangement for Ældresagen
Allan orienterede om, at der stiles efter et arrangement 4.9.

6.3   Skolegolf
Jørgen orienterede om, at der har været pæn tilslutning fra elever og lærer. Næste år skal det måske være for en yngre årgang.
Eleverne tilbydes gratis pil på Par 3 banen resten af året.

 

  1. Hjemmesiden

Udspil fra Arbejdsgruppen
Jørgen orienterede om status for udviklingen af den nye hjemmeside og viste eksempler på det nye lay-out.
Arbejdsgruppen har afsluttet sit arbejde og indlæggelse af tekster og billeder i skabelonen foretages af Jørgen og praktikant fra VID. Den nye hjemmeside kan med lidt held gå i luften til efteråret.

 

  1. Organisering

8.1 Kaninklubben
Reviderede retningslinier for Kaninklubbens aktiviteter godkendt. Begyndere spiller fra fremskudte (100 skridt foran rød tee.) teesteder de første gange.
Kaninklubben hedder herefter Klub 37+ og regnes nu for en af klub i klubben.
Retningslinierne vil kunne ses på hjemmesiden.

8.2 Retningslinier for Flexmedlemsskab
Forslag til Vilkår for Flexmedlemsskab godkendt. De væsentligste ændringer i forhold til nu er, at flexmedlemmer skal betale ½ greenfee ved deltagelse i klubbens turneringer, at de kan deltage i klubmesterskabet, men ikke i DGU turneringer, og at de er valgbare til bestyrelse og udvalg. Det sidste kræver dog vedtægtsændring.
Vilkårene vil kunne ses på hjemmesiden.

 

  1. Tjekliste for turneringsledere

Tjeklisten gennemgået, enkelte ændringer/ajourføringer besluttet.
Tjeklisten vil kunne ses på hjemmesiden.

                                                                                                                                        

  1. Orientering, sager og spørgsmål fra Områderne
  2. Baneområdet
    Rygeforbud overalt på banen indføres straks.
    2. Sponsorområdet
    Ny 3 årig kontrakt med Carlsberg indgået
    4. Klubhusområdet
    God arbejdsdag, men det er Tordenskjolds soldater vi slider på.
    Der bliver sat advarselsskilt op ved udkørslen fra klubhuset til Bakkevej, hvor der kommer halvskjult trafik fra venstre.
    5. Gæsteserviceområdet
    Madbestilling opgives, da efterspørgslen skønnes lille.
    Baneservice opretholdes. Der køres en uge ad gangen efter behov.
    6. Turneringsområdet
    God tilslutning til og vellykket afvikling af de seneste klubturneringer.
    Maratonturneringen aflyst på grund af manglende tilslutning.
    7. Administrationsområdet
    Nøgler til sekretariatet udskiftes. Låse til klubhuset omstilles og nye nøgler udleveres mod kvittering.

 

  1. Næste møde

Tirsdag d. 10. juli kl. 18.30

 

Ebeltoft Golf Club Logo

Referat fra Bestyrelsesmøde d. 8.5.2018

Ebeltoft Golf Club Logo

Referat fra Bestyrelsesmøde  d. 8.5.2018       Møde nr. 6/18

Tid og sted: Kl.18.30 i Klubhuset  Deltagere: Bestyrelsen og suppleant  Afbud: Allan Bante

_______________________________________________________

1.   Godkendelse af referat fra bestyrelsesmøde nr. 5/18 af 11.4
Godkendt

_______________________________________________________

2.   Formanden orienterer

OK aftalen har givet kr. 5.000 + en masse træningsbolde.

_______________________________________________________________________________

3.   Retningslinier for tidsbestilling.

Retningslinierne ændres således, at der kun kan reserveres 8 starttider 30 dage frem for at give greenfeespillere
flere bookingmuligheder.
___________________________________________________________________

4.  Økonomi og Administration

4.1  Økonomioversigt pr. 30.4 2018 (6 mdr. Regnskab)                


Halvårs regnskabsmeddelelse:

Vi er bagud på indtægtssiden med ca. 40.0 Tus.kr. men følger budgettet på andre områder. Der vil fortsat
være en stram omkostningsstyring, hvilket vil medføre at nogle planlagte tiltag på banen udskydes lidt.

Vi prioriterer absolut banens normale vedligeholdelse.

4.2  Medlemsstatus

Når tilgang og afgang sammenholdes er medlemsbeholdningen uændret i forhold til sidste års slutresultat.

4.3  Privatlivspolitik DGU s forslag til privatlivspolitik er indarbejdet i vores egen udgave.
Det fremlagte forslag blev godkendt. Udsendes til medlemmerne, sættes på hjemmesiden og bilægges indmeldelsesformularen

_______________________________________________________________________________

5.   Greenfee

5.1   Status for Golfringen
81 spillere er tilmeldt fra EGC. Stort set det samme som sidste år.
182 runder er spillet på vores bane, især i vintermånederne.

5.2   Øvrige greenfeeaftaler
Vores andre greenfeeaftaler tages op til vurdering sidst på året.
________________________________________________________________________________   

6.   Nye medlemmer   

Golfens Dag  22.4
Dagen gav 10 gæster, hvoraf 6 meldte sig som prøvemedlemmer og 3 som fulde medlemmer. En flot succesrate,
men deltagelsen var for ringe på trods af et godt forberedt og gennemført arrangement. Men billedet er det samme over hele landet.
________________________________________________________________________________

7.   Hjemmesiden

Udspil fra Arbejdsgruppen
Søren Morsing fremlagde arbejdsgruppens udspil, som er lavet med bistand fra VID i Grenå.
Website strukturen er stort set identisk med vores nuværende, men platformen er mere fleksibel,
nemmere at arbejde på med tekster, billeder og videosekvenser, og nemmere at håndtere for flere ”redaktører”.
Det afgørende for brugervenligheden er selvfølgelig stadig teksternes udformning, opsætning og ikke
mindst vedligeholdelse.

Det blev godkendt, at VID som en elevopgave opbygger strukturen som skitseret, hvorefter vi selv
skal lave/indsætte teksterne og vælge illustrationerne.
Den nye hjemmeside er næppe klar før til vinter.

________________________________________________________________________________

8.    Områdebeskrivelser og Aktivitetsplaner

Der er nu udarbejdet og godkendt Opgavebeskrivelser/Aktivitetsplaner for alle områder:
– Ledelse, Repræsentation, Økonomi, Administration og Personale. Klubber i klubben.
– Budget, Regnskab og IT
– Nye medlemmer
– Markedsføring
– Sponsorer
– Medlemsinformation
– Banen
– Turneringer
– Gæsteservice
– Klubhus

Områdebeskrivelserne sættes på hjemmesiden til orientering.

________________________________________________________________________________

9.   Orientering og spørgsmål fra Områderne

Klubhus
Der opsættes plankeværk med låge hele vejen rundt om containerne ved køkkendøren til klubhuset,
for at skjule containerne når man kommer ind fra 18.
Arbejdsdag d. 9.6, primært med maling og oprydning.

Nye Medlemmer
Træningen er godt i gang for både nye og gamle begyndere.
Kaninklubben er også godt i gang.

Banen
Hjælperne er i gang med arbejdet. Fairwayklipningen er justeret, så der netto er mere fairway, og mindre
semirough. Banen står fint, men begynder snart at mangle regn.
Asfalt på de opgravede stier kommer først til efteråret.
Der arbejdes med reparation af teesteder eftervinterslitagen.

Sponsorer
Hotellerne har lovet at reklamere for golfbanen på deres hjemmesider
Afgang og tilgang af sponsorer balancerer.

Turneringer
Der er informeret om de 2 næste turneringer
Holdturneringsresultater går til Allan

Sekretariat
Det er ikke økonomisk muligt at koble en kortlæser på drikkeautomaten.
Der er indgået en renovationsaftale med Martin Pedersen. De gamle containere forsvinder snart.

_____________________________________________________________________

10.  Næste møde
Mandag d. 11. juni kl. 18.00.